Cuando alguien recibe un pedido de merchandising, normalmente solo ve el resultado final: el producto personalizado, bien presentado y listo para usar.
Lo que no se ve es todo lo que ha pasado detrás para que tus productos promocionales lleguen a tiempo y en condiciones.
Porque un pedido de merchandising no es solo elegir un artículo y ponerle un logo. En muchos casos implica fabricación internacional, importaciones, controles de calidad, transporte y trámites aduaneros. Y ahí es donde realmente está la parte más crítica del proceso.
En este blog vamos a descubrir los entresijos que hay detrás de cada producto, pasando por todas las fases de la logística hasta que el producto llega a las manos del cliente final.
1. La logística: la parte menos visible… y la más importante
En merchandising, la logística no es un complemento. Es la base sobre la que se sostiene todo.
Da igual lo bien diseñado que esté un producto si:
- Llega tarde.
- Llega mal acabado.
- Se queda bloqueado en aduanas.
Por eso, cuando hablamos de pedidos internacionales, la clave está en coordinar bien cada paso, anticiparse a los posibles problemas y tener margen de reacción. Esa es la diferencia entre un proyecto en el que todo sale según lo previsto y uno que se complica.
2. Dónde empieza todo: en la fabricación
Gran parte del merchandising que se produce hoy en día se fabrica en China y en otros países con una fuerte capacidad industrial. ¿Por qué?
Porque allí existe una combinación difícil de igualar: experiencia, especialización, capacidad de producción y costes competitivos. Eso no significa producir “a ciegas” o productos de menor calidad. Todo lo contrario.
Antes de arrancar cualquier pedido se hace un trabajo previo importante:
- Selección de fábricas fiables (normalmente se trabaja con tus fabricas de confianza).
- Revisión de certificaciones.
- Validación de materiales.
- Muestras físicas para comprobar que todo es exactamente como se espera.
Este punto es clave. Cuanto mejor se defina el producto al principio, menos sorpresas habrá después.
3. Del pedido a la fábrica: cómo empieza realmente el proceso
Briefing y especificaciones técnicas
Antes de fabricar, todo debe quedar definido: materiales, impresión, acabados, packaging, cantidades, instrucciones específicas…
Una especificación clara evitará malentendidos y asegurar que la fabricación sea fiel a la idea inicial del cliente.
Producción y control de calidad en origen
Durante la fabricación, se realiza un seguimiento periódico de todo lo que va pasando para asegurar que todo sale como es debido y con la calidad adecuada:
- Inicio de producción.
- Revisión de primeras unidades.
- Control de calidad sobre lotes.
- Resolución de incidencias antes del envío.
Este punto es crucial: solucionar un problema en origen es simple; detectarlo al recibir la mercancía es mucho más costoso, lento y problemático.
Cuando el producto sale de fábrica: empieza la importación
Una vez terminada la producción, el pedido no va directamente al cliente. Antes tiene que recorrer medio mundo.
Primero se organiza la logística dentro del país de origen: recogida en fábrica, traslado a almacenes de consolidación y preparación para exportación al país de destino.
Después llega la gran decisión: cómo se envía el pedido. En este punto hay que tener muchas cosas en cuenta, como el precio, el tiempo del que disponemos, volumen de la importación, peso… Vamos a ver las características de cada tipo de transporte:
- El transporte aéreo es rápido, pero caro. Se usa cuando hay urgencia.
- El transporte marítimo es más lento, pero mucho más rentable para grandes volúmenes.
- El transporte ferroviario, cada vez más habitual entre China y Europa, se sitúa en un punto intermedio.
- El transporte por camión, además de la logística en origen, también es clave en trayectos regionales dentro de Europa o como solución flexible para pedidos procedentes de fábricas más cercanas.
No hay una opción mejor que otra. La elección depende del presupuesto, de los plazos y del tipo de producto. Cada pedido es único y tiene sus requerimientos.
Aduanas y trámites de importación: el punto crítico
Este es, sin duda, uno de los momentos más delicados del proceso y que más de un dolor de cabeza ha causado.
Para que un pedido entre legalmente en el país necesita documentación correcta: facturas, listas de contenido, documentos de transporte y certificados específicos según el producto.
Si algo no encaja, el pedido puede quedarse retenido, generar costes extra o retrasar toda la planificación. Por eso es tan importante que esta parte esté bien gestionada y supervisada por profesionales que saben cómo funciona el proceso.
En este punto también es importante tener capacidad de reacción. Si un pedido queda retenido en aduanas, lo mejor que puedes hacer es actuar rápido y solucionar el problema. Cada minuto que tu pedido queda retenido, es tiempo y dinero que se pierde.
La llegada y el último control
Cuando el pedido supera aduanas y llega al país de destino, aún queda trabajo por hacer.
Se revisa de nuevo la mercancía y se comprueba que no ha habido ningún problema durante el transporte:
- Se revisa que las cantidades sean correctas.
- Que los acabados estén bien.
- Que el packaging ha llegado en condiciones y sin desperfectos.
En algunos casos, aquí se realiza también la personalización final, el montaje de kits o el etiquetado antes del envío definitivo al cliente final, pasando así por los distribuidores. Solo cuando todo está revisado, el pedido se prepara para la entrega final.
¿Por qué es tan importante contar con un partner especializado?
Gestionar un pedido de merchandising internacional no es sencillo. Implica coordinar muchos actores distintos, en diferentes países y horarios internacionales, con normativas que cambian según el producto y el destino.
Contar con un partner de confianza especializado te da la tranquilidad que se encarga de todo lo necesario, que todo vaya según lo previsto, de detectar problemas antes de que lo sean y de simplificar un proceso que, de otra forma, sería muy complejo para el cliente.
En resumen
Un pedido de merchandising es mucho más que un producto personalizado. Es un proceso en el que intervienen fabricación, logística internacional, controles de calidad y gestión aduanera.
Cuando todo esto se hace bien, el cliente solo ve el resultado final. Y esa es, precisamente, la señal de que el trabajo se ha hecho como toca.
Si estás pensando en hacer un pedido de merchandising y quieres hacerlo con garantías, en Moloon contamos con un equipo con experiencia, que maneja todo este proceso perfectamente y se asegura que tu pedido salga bien.
FAQS habituales
Depende del transporte elegido. Puede ir desde unos pocos días por avión hasta varias semanas por barco.
Sí, siempre que se trabaje con fábricas verificadas y con controles de calidad bien definidos.
Se analiza el motivo y se gestiona la solución. Tener experiencia en esta fase marca la diferencia.
Sergi
Desde el 2009 dedicado al mundo del merchandising y ayudando a empresas de todo tipo de sectores a implantar estrategias adecuadas para acciones promocionales y proyectos Ad Hoc.
Especializado en: fabricaciones a medida de artículos promocionales en China y Europa, desarrollo de catálogos de merchandising corporativos, Ecommerce y personalización de productos publicitarios.
Gerard Bou
Graduado en Marketing y Relaciones Públicas, actualmente especializado en creación de contenidos para el blog y las redes sociales de Moloon. Creativo y apasionado por las nuevas tecnologías.