Regalar agendas personalizadas a toda la plantilla es fácil. Lo complicado es acertar con cada persona. La agenda con el formato de día por página que a uno le ayuda a tenerlo todo bajo control, para otro puede ser demasiado. Y no es que una sea mejor que otra: simplemente, no todos organizamos el día de la misma manera.
En este artículo del blog te explicamos los distintos formatos. Ahora vamos un paso más allá: ¿qué agenda encaja mejor con cada perfil?
Seguro que reconoces a estas seis personas en tu oficina: quien lo apunta absolutamente todo, quien vive pegado al móvil, quien necesita poder revisar la semana de un vistazo, etc… Para cada perfil te contamos qué tipo de agenda puede funcionar mejor y por qué.
Y, si tienes que hacer un pedido para toda la empresa y no conoces los hábitos de organización de cada empleado, también te dejamos un consejo para elegir sin complicarte demasiado.
1. El que lo apunta todo: agenda con formato de día por página
Lo reconoces porque siempre tiene la agenda abierta encima de la mesa. Apunta tareas, llamadas, lo que se dijo en cada reunión y lo que queda pendiente para mañana.
Qué le encaja: una agenda con formato de día por página (con una página entera para cada día).
Por qué: porque necesita espacio para escribir. Cuando no lo tiene, los márgenes se quedan pequeños y los pósits empiezan a aparecer por todas partes. Una página entera le permite organizarse con comodidad y, además, conservar un pequeño registro de lo que ha ido haciendo.
Tamaño recomendado: A5 (14,8 × 21 cm). Tiene espacio de sobra para escribir y sigue siendo fácil de llevar en una mochila o bolso. Si se le queda corto, sube a B5 (17,6 × 25 cm). Tienes todas las medidas en nuestra guía de tamaños de libretas y cuadernos.
Te recomendamos: Agendas A5 de cartón reciclado con banda elástica, con página diaria y un material sostenible que también puede transmitir los valores de tu empresa.
Cuándo no: si esa persona apunta dos cosas al día. Una agenda día por página abulta y pesa más que una semanal y si la mitad de las páginas quedan en blanco se abandona pronto.
2. El de las reuniones: semana vista
Tiene la semana perfectamente controlada. Más que saber qué tiene cada día al detalle, necesita ver de un vistazo cómo se presenta la semana: qué reuniones tiene en un día en concreto, dónde puede encajar una llamada o qué día vence una entrega, entre otros.
Qué le encaja: una agenda semana vista que muestre los siete días en una doble página.
Por qué: porque piensa y se organiza por semanas. Además, una agenda semanal suele ser más compacta y ligera que una diaria, algo práctico si va de reunión en reunión y la lleva siempre encima.
Te recomendamos: Agendas semanales Moleskine de 12 meses horizontales con tapa dura (tamaño L). En nuestro catálogo, los modelos semana vista son de la gama Moleskine, así que es un regalo de gama alta. Si el presupuesto es más ajustado, una agenda diaria A5 también puede funcionar, aunque ocupará algo más.
Cuándo no: si además de organizarse necesita tomar notas durante las reuniones, el espacio de una agenda semanal puede quedarse corto. En este caso, puedes completar el regalo con una libreta A5 para que tenga sitio donde apuntar todo lo demás.
3. El visual: agenda sin fecha o libreta de puntos
Piensa dibujando. Hace esquemas, flechas, mapas de proceso y bocetos. Puede trabajar en diseño, oficina técnica, ingeniería o producto ya que este perfil aparece en casi cualquier departamento.
Qué le encaja: una agenda sin fecha o una libreta de hojas de puntos. Los puntos forman una retícula suave que ayuda a hacer líneas rectas, tablas, esquemas o dibujos sin que la página se vea tan marcada como ocurre con una cuadrícula.
Por qué: porque las fechas pueden ser más una limitación que una ayuda. No organiza su trabajo por días, sino por ideas y proyectos. Una página sin fechas le da más libertad para organizar la información a su manera. Tienes todos los tipos de hoja comparados en este blog.
Te recomendamos: las agendas Moleskine semanales de tapa dura sin fecha. Le dan estructura de semanas sin atarlo a un calendario, y las empieza cuando quiera. Si buscas una opción más económica, las libretas recargables A5 con cierre elástico llevan hojas punteadas: justo lo que necesita para esquematizar y dibujar.
Un detalle que marca la diferencia: si usa rotuladores, fíjate en el gramaje. Cuanto más grueso sea el papel, menos posibilidades hay de que la tinta traspase a la página siguiente. Te contamos cómo elegirlo en nuestro blog.
4. El minimalista: agenda de bolsillo
No quiere cargar con nada que no necesite. Mesa despejada, bolsillos ligeros y llevar solo lo imprescindible. Si le das una agenda grande, probablemente se quedará en la oficina y no la abrirá.
Qué le encaja: una agenda de bolsillo, de formato semanal.
Por qué: porque una agenda funciona cuando la tienes a mano. Si puede llevarla fácilmente en el bolsillo de una chaqueta o en un bolso pequeño, es mucho más probable que la utilice a diario. Además, el formato semanal permite consultar toda la semana sin necesidad de llevar un cuaderno grande encima.
Te recomendamos: las agendas Moleskine semanales de bolsillo y tapa blanda, de 9 × 14 cm, con cierre elástico y marcapáginas. Si buscas una opción más económica y sin fechas, las libretas A6 premium tienen un tamaño parecido (10,5 × 14,8 cm) y también llevan un cierre elástico y marcapáginas.
Cuándo no: si suele tomar notas largas o necesita desarrollar ideas por escrito. El formato de bolsillo está pensado para apuntar citas, tareas y notas rápidas.
5. El que vive en el móvil: libreta pequeña de apoyo o formato híbrido
Tiene todo en el calendario del móvil y las tareas en una aplicación. Una agenda con fechas le duplicaría un trabajo que ya tiene resuelto. ¿Para qué va a apuntarlo dos veces?
Qué le encaja: una libreta pequeña y digital, que se lleve bien con el móvil en lugar de competir con él.
Por qué: no le vas a cambiar el sistema y no hace falta. Una libreta puede cubrir justo aquello para lo que el móvil no resulta tan cómodo: apuntar una idea rápidamente durante una reunión, hacer un esquema o tomar una nota sin tener que sacar el teléfono. Después puede pasar esa información al móvil y tenerla junto al resto de su trabajo.
Te recomendamos: las libretas Rocketbook A6 digitales. Permiten escribir a mano, guardar las notas en la nube y reutilizar las páginas, así que combinan la comodidad del papel con las ventajas de trabajar en digital.
Cuándo no: si prefiere el papel de siempre y no va a usar la aplicación. En ese caso, una libreta A6 sencilla cumple la misma función.
6. El que siempre está de viaje: tapa dura, cierre elástico y resistente
Comerciales que viajan frecuentemente, técnicos que visitan clientes y directivos que encadenan viajes de negocios. Su oficina cambia cada día: el coche, el tren, el avión, la sala de espera o el hotel. La agenda va en la maleta, en la mochila o en el maletero, y se golpea, se dobla y a veces se moja.
Qué le encaja: una agenda resistente, con estos tres detalles:
- Tapa dura: protege las hojas de golpes y dobleces y permite escribir sin mesa, apoyando la agenda en la rodilla o en la bandeja del avión. Tienes las diferencias explicadas en este artículo.
- Cierre elástico: una goma que mantiene la agenda cerrada para que no se abra dentro de la maleta ni se le arruguen las hojas.
- Cinta marcapáginas: para abrir por la página del día sin tardar mucho tiempo en buscarla, aunque esté de pie.
Por qué: una agenda de tapa blanda que viaja cada semana llega a junio destrozada. Y una agenda destrozada, con tu logo en la portada, es lo que ve el cliente cuando esa persona la abre en su mesa.
Te recomendamos: las agendas Moleskine diarias de tapa dura en variados colores, con tapa dura, cierre elástico y marcapáginas. Una opción pensada para acompañarle durante todo el año, esté donde esté.
Cuándo no: si trabaja casi siempre en la oficina. Ahí la tapa dura suma peso sin aportar mucho, y le encaja mejor una semana vista.
Resumen: qué regalar a cada perfil
| PERFIL | FORMATO | MODELO RECOMENDADO |
|---|---|---|
| El que lo apunta todo | Agenda día por página A5 | Agendas A5 de cartón reciclado |
| El de las reuniones | Semana vista | Moleskine semanales horizontales (tamaño L) |
| El visual | Agenda sin fecha o libreta de puntos | Moleskine semanales sin fecha o libretas recargables A5 |
| El minimalista | Agenda de bolsillo | Moleskine semanales de bolsillo o libretas A6 premium |
| El que vive en el móvil | Libreta digital A6 | Rocketbook A6 digitales |
| El que siempre está de viaje | Tapa dura con cierre elástico | Moleskine diarias de tapa dura |
Consejo final: si no conoces a cada persona
Si compras las agendas al por mayor para toda la empresa, no intentes acertar persona por persona: divide el pedido por departamentos. Con dos o tres modelos cubres a casi todos: tapa dura con cierre elástico para quien viaja por trabajo, libreta de puntos para oficina técnica y diseño, y semana vista para dirección.
Y si solo puedes elegir una, la agenda A5 con formato de día por página es la más popular. Usa el mismo logo y el mismo color en todos los modelos para que se vea coherente.
Eso sí, no lo dejes para el último momento: el stock es limitado y la producción tarda de 7 a 10 días laborables desde que validas la muestra virtual. Si quieres comprar agendas personalizadas para promocionar tu negocio, puedes contactar con nosotros.
Vídeo resumen
Anna Clos
Graduada en Diseño Gráfico y Comunicación Visual, actualmente especializada en branding y creación de contenidos digitales para Moloon. La creatividad es mi herramienta para llegar a nuevas soluciones y propuestas.